1、确定需求和预算：在寻找外包服务之前，企业需要明确自己的需求和预算，这有助于外包服务商更好地理解企业的期望，并提供符合预算的方案。

2、选择合适的外包服务商：企业可以通过网络搜索、咨询朋友或参考行业内的推荐来寻找合适的外包服务商，在选择时，要关注服务商的经验、专业能力、服务质量和口碑等方面。

3、沟通与协作：企业与外包服务商之间需要保持良好的沟通与协作，在策划过程中，企业可以提供一些建议和想法，与服务商共同讨论和决策，确保年会策划符合企业的要求和期望。

4、明确责任与义务：在签订合同之前，企业应与外包服务商明确双方的责任与义务，这包括策划的具体内容、时间表、预算、交付标准等，以确保双方在合作过程中能够顺利地进行。

5、监督与验收：在策划过程中，企业可以定期与外包服务商进行沟通，了解进度和情况，在年会举办前，企业应对策划成果进行验收，确保年会能够顺利举行并达到预期效果。

6、后期维护与反馈：年会结束后，企业可以与外包服务商进行后期维护和反馈，这有助于服务商了解年会的实际效果，为以后的合作提供更好的服务。

年会策划外包可以帮助企业节省时间和精力，同时确保年会的成功举办，在选择外包服务商时，企业需要明确自己的需求和预算，选择合适的服务商，并保持良好的沟通与协作，在合作过程中，双方应明确责任与义务，确保年会的策划和举办符合企业的要求和期望。